ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE – OCHRONA SYGNALISTÓW

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE – SYGNALIŚCI

Na podstawie art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) publikuje się poniższe informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych i zasad postępowania z nimi przez Wójta Gminy Wijewo.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane ustnie lub pisemnie, za pośrednictwem kanałów komunikacji przyjętych przez organ publiczny.

Zgłoszenie w postaci papierowej można przesłać na adres:

Urząd Gminy Wijewo, ul. Parkowa 1, 64-150 Wijewo

z dopiskiem: „ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE – SYGNALISTA – DO RĄK WŁASNYCH OSOBY UPOWAŻNIONEJ”.

Zgłoszenie w postaci elektronicznej można przesłać na adres:

sygnalista@wijewo.pl

Zgłoszenie ustne można przekazać:

655494085 w.41

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może zostać dokonane podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

W celu umożliwienia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, kontaktu w toku sprawy oraz przekazania informacji zwrotnej zaleca się podanie adresu do kontaktu.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonania oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona przewidziana ustawą może obejmować również osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia oraz osobę powiązaną z sygnalistą – na zasadach określonych w ustawie.

Tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym

Po otrzymaniu zgłoszenia dokonywana jest jego wstępna weryfikacja, w szczególności w celu ustalenia, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz czy sprawa należy do zakresu działania organu.

Jeżeli zgłoszenie należy do zakresu działania organu, jest ono rozpatrywane, a działania następcze podejmowane są z zachowaniem należytej staranności.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ ustala właściwy organ publiczny i przekazuje mu zgłoszenie niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni. Sygnalista jest informowany o przekazaniu zgłoszenia.

Przyjęcie zgłoszenia jest potwierdzane na podany adres do kontaktu nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek od obowiązku potwierdzenia.

W toku sprawy sygnalista może zostać poproszony o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jeżeli są one potrzebne do prawidłowego rozpatrzenia zgłoszenia.

Termin, rodzaj i zawartość informacji zwrotnej

Informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu sygnalisty o przedłużeniu przed upływem terminu 3 miesięcy.

Informacja zwrotna obejmuje informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach ich podjęcia. Sygnalista jest również informowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności

Przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń odbywa się z zapewnieniem ochrony poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Dostęp do informacji objętych zgłoszeniem posiadają wyłącznie osoby upoważnione. Ochrona poufności obejmuje również informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować te osoby.

Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie są ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę albo ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjęciem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych jest

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawiera klauzula informacyjna zamieszczona poniżej.

Charakter działań następczych

Działania następcze służą ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz – w razie potwierdzenia naruszenia – przeciwdziałaniu naruszeniu prawa w granicach ustawowych kompetencji organu.

W zależności od przedmiotu sprawy mogą obejmować w szczególności postępowanie wyjaśniające, kontrolę lub inne czynności przewidziane prawem, przekazanie sprawy właściwemu organowi lub instytucji, podjęcie działań zmierzających do usunięcia lub ograniczenia skutków naruszenia albo zakończenie sprawy w przypadku braku podstaw do dalszych działań.

Środki ochrony prawnej, ochrona przed odwetem i poufna porada

Sygnalista korzystający z ochrony ustawowej jest chroniony przed działaniami odwetowymi, ich próbami i groźbami.

Informacje dotyczące praw sygnalisty oraz dostępnych środków ochrony prawnej można uzyskać m.in. od Rzecznika Praw Obywatelskich. Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia może również korzystać z nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Warunki ochrony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, jeżeli zostały spełnione warunki określone w art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, jeżeli takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęta do korzystania ze zgłoszeń wewnętrznych

Jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, zachęca się do skorzystania w pierwszej kolejności ze zgłoszeń wewnętrznych.

Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego nie jest warunkiem dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

Adres do korespondencji:
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499

Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia  

Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada  

Załączniki

załącznik nr 1 Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

załącznik nr 2 KLAUZULA INFORMACYJNA RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych i podejmowaniem działań następczych